Системы ведения дел GTD в MLO, Обмениваемся опытом... Опции

[Imater]

В этой теме обмениваемся опытом по использованию GTD в MLO
Также советуем прочесть книгу Тайм-Драйв.

img-9871-mlo.gif ( 27.91 килобайт ) Кол-во скачиваний: 2338


Моя система ведения дел созрела, поэтому постараюсь её описать:

Вся система дел, организована в следующее дерево (программа MyLife Organized):
<Inbox>
-@Проекты
----#TODAY
----#Week
----#Next Week
----Когда-нибудь
----Перепоручено / Ожидание
----@Кайросы
--------Директор
--------Секретарь
-@Циклично
-@NOTES
-Inbox

Основная идея системы - это ничего из дел не держать в голове.

Таким образом, достигается постоянное ощущение расслаблености и я знаю, что мне нужно делать следующим и могу сконцентрироваться на этом.

#TODAY - в эту папку я перетаскиваю те дела, которые буду делать сегодня.
#Week - это дела этой недели. Каждый день, по вечерам из дел недели нужные дела я перетаскиваю в #TODAY.
#Next Week - это дела 2-х недель
можно ещё завести #Month, #Year.... но мне пока они не нужны.

@Когда-нибудь - в эту папку я заглядываю по воскресениям и часть дел переношу в папку #Week или #Today. Тут дела, которые я ещё не определился, буду делать или нет, и когда.

Перепоручено / Ожидание - эта папка позволяет отслеживать те дела, которые от меня не зависят, а поручены или выполняются другими людьми. Благодаря этой папочке, я могу периодически напоминать своим подчинённым и партнёрам о порученных им задачам.

@Кайросы - в этой папке фамилии людей, в которых есть поддерево, в котором я указываю, что нужно сказать или обсудить, когда буду с ними разговаривать. Также есть кайросы "Магазин", "Аптека"..

@Циклично - это дела, которые выполняются циклично, например поздравления с ДР, получение зарплаты...

@NOTES - тут я веду заметки.

Inbox - это по терминалогии GTD моя "корзинка", сюда я в течение дня складываю необработанные дела, которые раз в день раскладываю в нужные подпапки.

Выполненные дела автоматически копируются в отдельную базу "Archive". Такая функция есть в MLO.

Обе базы, - основная и архив, - синхронизируются через Активсинк с КПК.

Если мне нужно что-то серьёзно обдумать, например организовать выставку, я это делаю в Mind Manager, экспортирую в xml, и потом импортирую в MLO. Либо, если я в дороге, делаю это прямо в MLO.

Сообщение отредактировал Shedal - 17.11.2006, 23:32

[tab]

С удовольствием поделюсь и своей системой.
Вы найдете много общего с системой Imatera. В этом нет ничего удивительного, одна основа - ГТД, одни книги, много совместного мозгового штурма. В результате 2 персонализированные системы.
------------------------

QuickList --- список дел, которые нужно выполнить прямо сейчас или очень быстро
Action --- список задач на сегодняшний день.
--------------------
--Повторяющиеся
--Компьютер
--Самоорганизация
--Личные расходы

Inbox --- ГТДешный "входящий ящик"
--------------------
Планы --- Думаю, что тут все понятно. Все планы мигрируют по воскресеньям.
--Week
--Next Week
--Month
--Next Month
--Some Month
--Year
--Some Year
--Some Time/Maybe

Цели --- Цели, к которым я стремлюсь. Нужно их всегда видеть!
Progress --- Действия, ведущие к достижению этих целей.
Специально отделил от "текучки". Статистику собирать удобней.
--------------------
Идеи --- После "Inbox" идеи попадают сюда и дозревают здесь.
--Текущее
--Бизнес
--Архив
Заметки --- Заметки и есть. Группировка так, как мне удобно.
--Дневник --- Записываются определенные мысли или события, которые нужно зафиксировать.
--Ссылки
--------------------
--Контакты --- Это отдельная база с контактами по определенным тематикам. Мне так нужно.
--Internet
--Заказы
--Разное
--Настройки
--Семья
--Serial
--Клиенты
--------------------
Личные проекты --- Сюда вынесено планирование личных проектов (не путать с проектами в МЛО).
Общественные проекты --- Сюда вынесено планирование общественных проектов[/b]
Клиенты --- Сюда вынесено планирование задач при работе с клиентами.

Вся система в MLO и на ББ и на КПК.
Способ реализации на ББ и кпк такой же как и у Иматера.

Для создания ментальных карт активно использую MindManagerPro 6 и Pocket Mind Manager Beta.

Основной скелет системы считаю выстроенным. Сейчас "в нем" живу. После начала применения на практике основ ГТД, после построения личной системы LifeManagment (см. Арханегельского - "Таймдрайв") личная эффективность возросла довольно ощутимо. Кроме того налаживает внутренний настрой. Основная идея "не держать все в голове" удивительно помогла и разгрузила мозг. Сейчас я спокоен как удав в 80% случаев. Раньше этот показатель был на уровне 10-15%.

Сейчас активно решаю вопрос с личным целеполаганием, буду рад если посоветуете на эту тему литературу в электронном виде.
Кроме того, хотелось бы услышать мнения тех, кто "в теме". Может что-то посоветуете. Способы оптимизации или явные ошибки какие-то в системе.

[tab]

Давайте я «кратенько» расскажу как это все было у меня.

Я "нашел" Архангельского и начал читать. Име присоветовал. Через некоторое время появился Има, и запретил мне читать Арха - сказал "читай ГТД" - это основа, а т.к. его мнению я доверяю, я отложил Арха и последовал совету - прочел ГТД.

В начале книги я плевался и говорил, что меня бесит то, что одно и то же повторяют по 20 раз. Затем я неожиданно заметил, что собственно повторений больше нет, а сплошным текстом идет ИНФОРМАЦИЯ.

Надо сказать, что к моменту начала чтения и построения собственной системы, я уже определился в выборе программного обеспечения. Этот выбор осознанно пал на МЛО. На мой взгляд это единственная разумная и удобная программа для личного т.м. на сегодняшний день.

Читая ГТД и периодически откладывая ее на несколько дней, для обдумывания прочитанного, я строил свою систему. В начале отдельные ее компоненты - "планы", "задачи", "идеи", "проекты". В каждом из разделов продумывал оптимальные методы хранения информации. На данном этапе очень хорошо помагают "ментальные карты" и Mindjet MindManager Pro 6. Я бы даже сказал, что без них вообще крайне сложно строить какую либо систему, все таки технология ментальных карт - это "технология структурирования информации мозгом", следовательно очень эффективна и близка человеку.

Затем, все эти компоненты я соединил в одной карте, немного оптимизировал (выкинул лишнее) и перенес в мло в виде дерева папок.

На тот момент я получил рабочий "скелет" системы. Я начал применять методику структурирования информации, описанную в ГТД и сразу увидел огромное количество откровенно слабых сторон. Увидел проблемные места и неудобные для меня методы. Начался этап доработок. На всех этапах мы активно общались с Имой, а на этапе доработок решили обменяться системами, потому как наступило время кратковременного непонимания ошибок собственной системы. Анализируя увиденное, мы нашли друг для друга много нового и интересного, походу придумали дополнительные модули, принципы и ушли персонализировать системы, "отсекая все лишнее" и максимально их упрощая.

Основной принцип, который я использовал при создании: - "Система для Вас, а не Вы для системы!". Все, что было для меня неудобно или не принималось внутренними принципами - было изменено и доработано. Основные доработки проходили до тех пор, пока я не избавился от раздражителей в системе. Сейчас мне комфортно и система работает на меня. В общем виде она будет удобна скорее всего только мне. Хотя скелет можно спокойно использовать.

Все это время я читал ГТД. Одним из заключительных и ключевых моментов в системе стало использование «Places», в МЛО. Я разбил свои задачи по местам их выполнения, добавил пару кайросов и был поражен тому, насколько все стало удобно и легко.

Сразу хочу заметить, что я говорил только о системе как таковой. Дальше – больше. Техника саморазвития, описанная в ГТД – реально действует. Мне удалось «расчистить» мозг, удалось добиться спокойствия и уверенности в своих делах. Но все это отдельная и очень длинная тема, но мы ее обязательно затронем.


Еще раз хочу поблагодарить Иму за оказанную помощь. При создании подобных вещей крайне необходим т.м. партнер или возможность обсудить что-то или задать вопросы.

Если будет необходимость что-то обсудить – с радостью. Стучитесь в личку. Чем смогу, всегда помогу.

[egon]

Здравствуйте,уважаемые!Своей системы пока не выработал,но решил отправить свою заметку именно в эту ветку обсуждения - как мне кажется,кое-какие вопросы в большей степени просят ответов именно здесь.
Решил последовать совету tab и прочитать "GTD для..." не "бегло и поверхностно":)
"Вдумчиво" за полночи осилил половину.
Первые впечатления.
Читая,я делал тезисные заметки по темам-ну чтоб быстрее находить или сравнивать.
Прочитав процентов 20 книги почалось следующее.Читаю пару абзацев книги ,потом хватаю КПК и заношу в MLO упущенные или незаписанные задания.Причем записи никак по теме или смыслу главы в книге не были связаны-ну вроде ,читал о колбасе,а записал о подвиге.Серьезно.Сам обалдел.
Просто всплывает в голове то,что упустил-сразу в запись.Мож книга обладает релаксационными свойствами:)))Так как синхронизацию не проводил,то где-то процентах на 40(не зануда-просто Cool reader-ом читаю-а он % и показывает) сравнил с записями в Outlook.Ahtung!Появилось 28!!! новых задач!Справедливости ради надо сказать,что где-то больше половины из них крепко сидели в голове.Причины,по которым я их не вносил раньше в списки,а значит и не хотел делать,я пока разбирать не стал.Из оставшихся задач штук 5 были второстепенными и никак глобальным образом на что - либо не влияющими.Но!Из оставшихся 4 - все более или менее серьезные.А 2 из них-так вообще влияющие на получение или неполучение нормального по деньгам подряда.Фига се!Покопался в памяти-отрицательных эмоций задачи ну никак не вызывали.Обычная и необходимая рутина-1 звонок на 5 минут с просьбой о рекомендации и 1 встреча.Просто пообещал это сделать,забыл,ведение заказа перепоручил и был уверен,что рабочий прцесс идет.ЗАБЫЛ!
Тут-же делал заметки с вопросами,которые возникли при работе с программой.Правда они накрылись медным тазом,но об этом позже.
Действительно-вопрос или мысль надо сразу сортировать и записывать-по тем-же вопросам по проге,которые я записал и потерял эти записи-прошли сутки,а все уж и не вспомнишь.
Систему пока оформил,как сборную солянку из систем Imater и tab.
Далее.Как мне кажется,именно в хаотичном фиксировании всех задач,которые упомнились и состоит немаленькая проблема.Потому,как прога хороша и вести все заметки и задачи в ней-одно удовольствие.И ентот процесс затягивает.Но ведь тогда она не будет отличаться от Pocket Breeze или обычного календаря - записываются локальные сиюминутные задачи,общего видения картины нет-в общем сплошной аврал.В одном из постов я говорил,что ранее организовывал свои дела с помощью Tombo+MindManager.
Tombo-текстовые заметки.Организовываешь папку-тему,в нее-задачи или информацию.Папку-проект.В нее-проект.Где-то там и желаемый результат был записан,но далеко не всегда.Переносишь задачи в Календарь-НО ПЕРЕНОСИЛ-ТО Я ОПЯТЬ-ТАКИ СИЮМИНУТНЫЕ ЗАДАЧИ-сегодняшние,завтрашние,максимум-на месяц.Остальное,как мне казалось,и так понятно и не забудется и держалось в голове.То есть спинным мозгом понимаешь,что мыслить и вести записи нужно сверху-вниз,от "результата" к "Сегодня",но почему-то ринуться в бой начиная с сегодняшней задачи было как-то привычнее.
То есть,текущие задачи надо планировать и записывать исходя из цели или результата.Я,наверное,кому-то очевидную вещь щас сказанул,но мне ,почему-то мозги"просветлило" окончательно тока после чтива.
Но видение результата-процесс еще тот и требует какого-то времени и должен быть правильным(или победным-как удобнее).Вот здесь я начинаю немного запутываться-а если я о результате 3 года думать буду и не придумаю-так что мне теперь и не писать ничего?Хрен знает,как удобнее...Гуру-может просветите?
Теперь по поводу "Places".Пока не определил,как удобнее ими пользоваться.Сперва записал буквально-место,где задача и решается-офис,дом ну и т.д.Ерунда получается-удобства прибавляет 0.
Теперь вопрос.Ima,tab-подскажите-может Places,как категорию использовать.Или еще лучше-как проект.К примеру:Покупка водки-это проект "Отдых",а включенное место-магазин или бакалея или подготовка.А может-лес.Здесь буду рад любым рекомендациям - своих мыслей пока нет...
Вообще мне почемуто кажется,что список проектов лучше составлять не в Outline,а в Places.
Теперь хочу спросить по работе MLO.
Я использую следующую связку.
КПК-ББ-синхронизация с Outlook-синхронизация Activesync с КПК для выведения активных задач на экран с помощью PocketBreeze -перед глазами и напоминания работают и выведение на экран задач-информаций в Календаре.Можно это сделать,настроив Breeze..Т.е. и инфа и задачи всегда доступны и на виду с помощью 1 клика.
Еще синхронизирую рабочую почту.
У меня 3 адреса-рабочий,личный-через него я общаюсь человеками с 20 и еще один-для запросов,регистраций-в общем пусть спам сыпется лучше на один адрес.Личный и регистрационный адреса пользую через QMail.
В результате не помню каких манипуляий у меня в календаре на КПК и в Outlook на ББ продублировались все задачи.Удалить прoдублированные решил быстрым и тупым способом-убить все задачи в Outlook, потом синхронизировать MLO и Outlook.Короче,в нажав в списке нижнюю синхронизациюMLO<>Outlook получил 1 задачу в МЛО - new task.Опа...Блин,если указана двусторонняя синхронизацич,то какого Outlook заменил файлы в МЛО?
Причем почему-то без возможности"Reopen".Я пощелкал остальными возможностями синхронизации - системы ни хрена не понял.Объясните,please,что там за алгоритм странный такой?
Связка ББ-КПК при замене файла на другой,допустим из архива-еще тот прикол.Меняешь файл,прописываешь и меняешь в синке папки,synс жмешь-нет его.На ББ-то что было без изменений,на КПК-свои данные без изменений.
И еще.Когда сначала вносишь задачи на ББ,sync PDA,потом синк с Outlook,то почему-то на ББ порядок заметок такой-сначала те,где усилия(или можно назвать приоритетом )выше среднего,потом по дате окончания-у которой раньше заканчивается ,та и выше.
На КПК порядок другой даже после синка-а почему?Неудобно...
Ребята-дайте ответы на вопросы,please!А то терять данные-запаришься восстанавливать.Ну и по Places и вопросам выше которые-ваше мышление при сставлении свой системы-чем руководствовались или интуитивно?
Thank*s!

[tab]

egon,
добро пожаловать

Как мне кажется,именно в хаотичном фиксировании всех задач,которые упомнились и состоит немаленькая проблема.Потому,как прога хороша и вести все заметки и задачи в ней-одно удовольствие.И ентот процесс затягивает.Но ведь тогда она не будет отличаться от Pocket Breeze или обычного календаря - записываются локальные сиюминутные задачи,общего видения картины нет-в общем сплошной аврал.В одном из постов я говорил,что ранее организовывал свои дела с помощью Tombo+MindManager.

Это следствие того, что вы не выстроили собственную систему.
Все мысли, которые вы "разгружате" из головы должны попадать в своеобразный "Inbox". По своей сути "инбокс" это контейнер, в который вы сваливаете вообще все из головы, что бы потом все это разобрать. Вы можете выгружать в него все идеи, все мысли по работе, необходимые покупки, мечты, планы, сомнения, жизненные тезисы - все.
После того, как подобная разгрузка произошла, необходимо сесть и разобрать этот инбокс. У меня получилось так, что разбирать свой инбокс я начал имея скелет системы. Пробовал разбирать без системы - ничего не выходило. Я тратил тучу времени на то, что бы придумать куда бы это положить, потом добавлял другое и видел, что информация уложенна как-то противоествественно для меня и опять начинал структурировать информацию заново. Потом все бросил и занялся только системой. Когда основной скелет был готов, я разобрал свой инбокс за 1 неделю! В процессе разбора инбокса пришлось кое-что подправить в системе, но не значительно и с минимальными временными потерями.

Что касается "записи сиюминутных задач" - после того, как вы разберете свой "инбокс", вы увидите ТАКОЕ... не буду говорить что именно, хочу услышать от Вас Скажу лишь, что задачи будут выходить из четко осознанных проектов.

Что касается софта - благодаря МЛО я сократил количество программ в несколько раз. С аутлуком у меня теперь только контакты синхронизируются. Я долго не мог отказаться от исползования тудейных плагинов для вывода задач, но поверил Име и полностью перешел в МЛО. Сейчас не жалею. Я внес МЛО в список незакрываемых, а сворачиваемых программ и теперь она запущена у меня всегда. Тут правда есть один момент - не совсем понятно как и когда он сохраняется. На тудее у меня только аутлук выводит сообщения и все. Я избавился от аутлука для задач!!! Ура! Если аутлук - корпоративное требование, как у многих, тут нужно думать. У меня нет готового решения.

То есть,текущие задачи надо планировать и записывать исходя из цели или результата. Я,наверное, кому-то очевидную вещь щас сказанул,но мне, почему-то мозги"просветлило" окончательно тока после чтива.

В общем все это понимают, но именно понимают, а не осознают. На мой взгляд просто произошло осознание.

Теперь по поводу "Places".Пока не определил,как удобнее ими пользоваться.Сперва записал буквально-место,где задача и решается-офис,дом ну и т.д.Ерунда получается-удобства прибавляет 0.

В данном случаи нужно исходить из личных требований. У меня в плейсы забито несколько мест нахождения "На работе", "Дома", "Компьютер", "В дороге", кроме этого несколько действий "звонки", "покупки", "Выходные", "Отдых". Причем они настроены так, что если я нахожусь "на работе", я еще вижу "звонки". "Покупки" я вижу только когда я "в дороге" (интернет-магазин единственное исключение). существует еще определенное количество комбинаций. Создание этих комбинаций у меня это было самым сложным и запутанным действием
Логика такая: Звонки... Откуда я могу совершать звонки? С работы, из дома, в дороге. Задал вопрос, ответил - занес комбинацию в плейсы. Есть еще плейсы по времени, как и Имы. Например работа с 10 до 19. В это время вы будете видеть только рабочие задачи и т.д.

Каждой задаче я присваиваю свой плейс, например:
Купить хлеба - "покупки" (при плейсе "в дороге" я буду видеть, что нужно выполнить эту задачу)

Позвонить партнеру и обсудить новое предложение - "Звонки" (Звонить могу откуда угодно)

В общем, думаю логика понятна.

Как правильно сказал emelvit: аутлайн для того - "что делать", 2ду для того - "когда делать" или при каких условиях. Для проектов есть специальноая функция, она так и называется - Project.

Что в итоге? В итоге с помощь выбора плейса с местонахождением или кайросом - мы видим все задачи, которые можно/нужно выполнить.

Сразу хочу предупредить, что тут нужно будет прорабатывать технику выставления текущих задач, иначе Вы получите в этом списке ВСЕ задачи с данным плейсом.

Вот здесь я начинаю немного запутываться-а если я о результате 3 года думать буду и не придумаю-так что мне теперь и не писать ничего?Хрен знает,как удобнее...Гуру-может просветите?

Представьте, что ваша задача это СЛОН и вам его необходимо съесть. Вы ведь не можете взять и съесть этого слона за раз. Для того, что бы все же съесть его - разбейте его на множество бифштексов и возьмите себе за правило съедать один, а лучше несколько таких бифштексов в день. Любое ваше выполненное дело (съеденный бифштекс) приблизит вас на один шаг к выполнению вашего проекта (съеданию СЛОНа).
Понятие СЛОН в т.м. - большая, трудоемкая задача.

Если не знаете что писать - воспользуйтесь методом построения ментальных карт, сосредоточьтесь на планировании или анализе задачи, визуализируйте все и не успеете заметить, как у вас перед глазами почти готовый план действий.


Теперь о синхронизации мло. Здесь - не по теме. Если кратко:
Востановите базу мло из архива (вы ведь ее архивируете встроенными средствами!). Удалите все задачи в аутлуке. В натсройках синхронизации с аутлуком укажите MLO to Outlook и синхронизируйтесь. Затем можете переключить уже на двухсторонюю синхронизацию. Но я бы все же рекомендовал, если есть такая возможность, отказаться от аутлука для планирования. Вопросы относительно настроек синхронизации - в другой теме.

[DVAD]

GTD прочитал и проникся, но чувствую надо еще раз выборочно "с карандашом".

пытаюсь построить свою систему.
не могу только пока понять как организуется процесс в следующем случае:
Есть большой проект "Съесть Слона".
У него соответственно задачи "съесть левую переднюю ногу", "съесть правую переднюю ногу", "съесть левую заднюю ногу", "съесть правую заднюю ногу" и т.д.
Каждая задача делится соответственно на ряд подзадач - "сделать и съесть бифштекс #1 из .... ноги" и т.д.
Т.О, получили дерево проекта.
MLO контролирует процент завершения всего проекта - это хорошо и это нужно.
Также эти задачи надо видеть (в соотв. с GTD) в "Today", "Week", "2Weeks2", "Month" чтобы знать, что сегодня/завтра/на следующей неделе "на обед".
А теперь вопрос. Задачи (бифштексы) из проекта надо перетаскивать (т.е. перемещать) из проекта в соотв. "today", "week" и т.п. или копировать?
Или имеет смысл "Today", "Week", "2Weeks2", "Month" настроить как Places?

P.S. Если кто-то по роду деятельности связан с проектированием в строительстве (вне зависимости от раздела - ОВ, ВК, ЭМ, АР и т.д.) хотелось бы пообщаться. Вместе легче будет выработать часть общей системы, касающуюся трудовой деятельности.

[morozoff]

в такой ситуации краще использовать минд маппер. Если необходимо разработать многоуровневый проект, то я форомирую все в виде ментальной карты. Когда все становится на свои места - делаю экспорт из маппера в формат, понятный МЛО, а далее импортирую в МЛО в нужную ветку.

[DVAD]

morozoff,
про mind map понятно. вопрос куда импортировать эту ветку в MLO и как вписать в систему GTD. Потому что сразу после импортирования я получаю полный список задач в ToDo - листе. Потому что с одной стороны необходимо сохранить целостность проекта, а с другой "распихать бифштексы" по папкам "Today", "Week"...
Или внутри каждого проекта следует организовать свои "Today", "Week"..?

[morozoff]

Ага, понятно. Я делаю так:
Например, из миндмапа имеется xml файл "слон" - со всеми соотв. подразделами (я имею ввиду, что слон уже нашинкован, приправлен специями , основная туша в холодильнике, а первые кусочки готовы к жарке). Если сделать импорт в мло, то в корне появится "слон" с соотв. подразделами. Далее этого слона (целиком) я перетягиваю в раздел "проекты" (у меня он вынесен отдельно) А вот далее самое интересное: если слон правильно нашинкован, -то ты уже определился, какой кусок ты съешь первым и когда это произойдет. Например, хвост ешь сегодня - соотв. переносишь "хвост" в раздел "сегодня" (если имеется).Также, должна быть сформирована картина, какие куски и когда ты ешь. Соотв., если хочешь слопать ляжку на этой неделе, то саму "ляжку" перетягиваешь в раздел "текущая неделя" (у меня такая есть). Вторая ляжка идет в раздел "следующая неделя" и т.д. Собака в том, чтобы своевременно просматривать важные ветви и переносить "созревшие" часть проекта в нужные разделы. Если этого не делать - сенса нет, и, естественно, если запланировал съесть левое яйцо в среду с 11:00 до 13:30 - то придется есть... Иначе можно ставить крест на мло.

[tab]

Мужчины, "слоны" это конечно хорошо, но мы тратим время на додумывание терминологии. Давайте все же будет употреблять принятые термины - "проекты", "задачи", "подзадачи" и т.д. Не стоит переходить на определения типа "левое яйцо моего слона"

Как реализовано ведение проктов у меня:

Проекты вынесены в отдельную папку в общем дереве системы.
Подготовку структуры сложного проекта действительно гораздо плодотворней выполнять в ММ (MindManager Pro) с дальнейшим конвертированием в XML и переносом в MLO. Я поступаю именно так.

После импортирования вся ветка проекта помещается в папку "Проекты". Проекту назначается свойство "Project".
Теперь самое интересное. Сколько дел вы можете выполнить сразу? Скорее всего 2, но концентрироваться мы можем только на одном. Исходя из этой логики проект должен быть разбит на несколько этапов. Каждому из этапов присваивается функция "поочередное выполнение задач - пвз". В результате, в 2Do мы видим только одну текущую задачу по проекту и задачи, которые вынесены за "поочередное выполнение" (бывают такие задачи, которые необходимо помнить или выполнять параллельно).
Итог: концентрация только на одной, текущей задаче.

Перенос задач из "Month" в "Week" потом в "Today" именно для проектов считаю не очень эффективным решением. Работая над проектом, вы все равно будете просматривать его структуру очень часто, т.ч. риск пропуска задачи минимален. Однако мы можем избежать ежедневного, еженедельного и ежемесячного сдвига задач с места на место (хотя это и полезно для того, что бы видеть проект в целом, т.е. было "целостное восприятие" )

Что у нас осталось? У нас остались "жесткие задачи", т.е. задачи привязанные к определенному сроку. Я стараюсь избегать жесткого планирования, но зачастую это неизбежно. Для подобных задач можно выделить отдельную папку внутри проекта, без присвоения ей функции "поочередного выполнения задач - пвз". Можно сдвигать такие задачи на 1 уровень выше папки с "пвз".

И не забывайте про "Places", они реально помогают.

Кроме того, я предлагаю выкладывать здесь шаблоны МЛО, для ведения проектов. Если успею, выложу свой шаблон сегодня.

[tab]

Если этого не делать - сенса нет, и, естественно, если запланировал съесть левое яйцо в среду с 11:00 до 13:30 - то придется есть... Иначе можно ставить крест на мло.

На мой взгляд это очень жестоко по отношению к себе и абсолютно не гибко в плане современного планирования.

МЛО тут не причем. Дело в самом подходе к планированию.

Не сложно представить себе ситуацию, что вы запланировали себе, скажем на 10:00-10:15, звонок в Нигерию. Но в 9:55 вы получаете другой очень важный звонок на час или вас вызывают на 2-х часовое совещание. В результате, когда вы освобождаетесь, вы видите, что пропустили уже несколько, так тщательно распланированных задач. Теперь вы вынуждены потратить N минут на перепланирование ВСЕГО дня. Теперь усложним ситуацию - описанное выше происходит 5 раз в течении динамичного рабочего дня. Сколько сил и времени вы потратили, по сути, в пустую?

На мой взгляд, в современном динамичном мире нужно старательно избегать жесткого планирования. Конечно когда это возможно

[morozoff]

На мой взгляд, в современном динамичном мире нужно старательно избегать жесткого планирования. Конечно когда это возможно

Согласен, я немного "перегнул", естественно, жесткое планирование практически нереально и стандартные ту-ду списки редко работают, я просто хотел донести идею, что если запланирован шаг, действие в разрезе проекта, то его необходимо выполнить. Иначе проект просто сдвигается, и это может длиться бесконечно. Принцип S.M.A.R.T. Задача должна быть четко определена во времени и иметь промежуточные контрольные точки. Т.е. любое действие нужно рассматривать как задачу.

[amed]

2tab Случайно наткнулся на этот топик и как большой адикт GTD сразу заинтересовался. Некие сурогатные варианты GTD я использую уже больше двух лет, но книгу прочитал только два месяца назад в мае (удачная попытка сходить в отпуск), поэтому собственной стройной системы еще до конца не выстроил. В общем, есть несколько вопросов, на которые хотелось бы получить ответы (если не сложно )

1/ Категории типа Today, Week, etc. в концепцию Аллена не вписываются. Какой смысл делать, например, категрию Today, если какие-то дела необязательно делать именно сегодня? Никто не умрет, если я не позвоню в Нигерию сегодня, тем более, что меня отвлек другой более важный звонок. Не сианет ли категория Today (Week и т.п.) неким промежуточным Inbox-ом?
2/ Зачем делать Inbox в системе? Ведь система служит для упорядочивания и отражения задач (проектов) и задачи возникают не в ней, а где-то во внешней среде. Т.е. не получается ли "двойной ввод"?
3/ Почему так котегорически против Outlook? Я так, даже в обход корпоративных правил, сам установил себе его и Lotus Notes Connector. 70% (если не больше) моего Inbox-а, это электронная почта. Тем более, что есть специальная примочка на Outlook для обработки входящей почты по GTD. Конечно, дело может быть в том, что я не использовал MLO. Но в чем его такое большое преимущество? Я использую на PDA связку Tasks, Calendar и SPB Dairy.

[tab]

amed, я сейчас в отпуске и достаточно далеко от Москвы или пpocто ББ, поэтому развернуто смогу ответить только через 1.5 недели.

1. У меня много что не вписывается в концепцию Аллена. И я рад тому, что мне удалось создать собственную персонализированную сиcтему. Я уже говорил: "система для вас, а не вы для системы".
У меня нет категории "Today", есть "Action" , правда остальные есть . Они необходимы для "видения целого", общей картины. Даже если вы не держите задачи в голове, разбирая недельные дела вы подсознательно их "прорабатываете". Это позволяет гибко планировать собственную загрузку, отказываться от некоторых навязанных дел или даже решать некоторые задачи "случайно".

2. Все ведь зависит от того , в чем вы ведете собственную систему. Я веду систему в МЛО. Для бумаг у меня всего 2 ящика - "входящее" и "выполненное". У меня нет двойного ввода.

3. Я не против аутлука. Я просто считаю его не удобным, монстроподобным мамонтом. Не буду в очередной раз расписывать плюсы МЛО, меня и так уже обвинили в пиаре за деньги Вся информация есть в топике об этой программе. Я выбирал для себя программу около месяца и остановился на МЛО. Просмотрел где-то 6-8 разных.

п.с. набрал все это на коммуникаторе

[Emelvit]

Несмотря на мое негативное отношение ко всякого рода шаблонам, как ни странно tempates в MLO оказались полезны. Скажу больше - только шаблон GTDZoom4FocusedAction (с некоторыми дополнениями) позволил наконец создать действительно работающую систему.
Главные вопросы, которые я для себя решил:
1. Возможность фокусироваться как на отдельном разделе (WorkLife), так и на конкретном проекте. Причем при использовании этой опции (Ctrl+R) все не относящееся к предмету фокусировки оказывается за рамками обзора в ToDo.
2. Решен вопрос с делами на сегодня. Место @Today осталось в прошлом. Теперь ToDo список действительно релевантен текущей ситуации. Использование ползунка Urgency и раздела Due Date позволяет поднять более срочные и актуальные дела наверх списка.
3. Наконец найдено применение интересному разделу Hours в Places. Реально помогает.
4. Решен вопрос NextAction. Ранее я стремился все действия тщательно прописать сразу до самого завершения. В результате ToDo список сильно нагружался. В данном Template предложено основную массу вопросов, требующих решения по проекту закидывать в Notes (кстати, их можно выводить на закладку Properties) в раздел *Organize*. Закончил некий блок NextAction, набросал новый.
5. Наконец подобрал для себя приемлемый перечень Places.
И многое других tip&tricks, которые, быть может, и были известны и очевидны, но гармонично их приладить в имеющуюся систему никак толком не получалось.
На мой взгляд, это идеальный template для тех, кто одновременно ведет массу разноплановых проектов.
Рекомендую обязательно обратить на GTDZoom4FocusedAction внимание.
Вообще, данный template должен быть у вас в комплекте, но отдельные бетки шли без них.
Ниже – сам оригинальный template. Все на английском, но в принципе все понятно.
Дополнительно скрины Places и Outliner.

img-14540-Outliner.jpg ( 48.68 килобайт ) Кол-во скачиваний: 850


img-14541-Places.jpg ( 41.75 килобайт ) Кол-во скачиваний: 480


Сообщение отредактировал Emelvit - 7.8.2006, 10:03

Прикрепленные файлы

GTDZoom4FocusedAction.rar ( 17.13 килобайт ) Кол-во скачиваний: 570

 

[tab]

Emelvit, я рад, что ты наконец то создал свою систему! Поздравляю.

Хочу задать ряд вопросов:

1. Как ты решил вопрос с жесткими задачами?
2. Частота просмотра и планирования целого проекта? Ежедневно?
3. Даты задачам выставляешь или нежесткие задачи без дат?
4. Как используется "рутина" по дням? Что туда вносится и как мигрирует?
5. На работе ты переключаешься в какой плейс?
6. Задачи по проекту вносишь в нотес? А какой в этом плюс? Как вести статистику о выполненных задачах и подзадачах?

[Emelvit]

1. Как ты решил вопрос с жесткими задачами?

MS Outlook – корпоративный стандарт у нас в компании. Учитывая глубочайшую интеграцию продукта в бизнес-процессы компании (все поручения, указания, планирование совещаний – все через Outlook), полностью отказываться от него нецелесообразно. Поэтому у меня происходит некая конвергенция: в MLO есть задача встретиться с неким N, в MSO – жестко привязанная по времени задача "Встреча с N". Т.о. несмотря на некоторое задвоение, ко всем преимуществам MLO я получаю удобство Календаря MSO (наглядность в планировании встреч, возможность коллегам учитывать мою занятость при планировании совещаний, напоминания в КПК, Today plug-in)

2. Частота просмотра и планирования целого проекта? Ежедневно?

Что ты имеешь в виду? Как говорил D.Alen: «More than one action? It’s project». В любом случае, обязательный ежедневный просмотр предусмотрен только для раздела Projects that I am obligated to-do.
В связи с особенностью работы, для меня очень полезной оказалась такая вещь как Zoom-In (Ctrl-R): уникальная возможность фокусирования внимания и усилий – начиная от макрофокуса WorkLife и заканчивая точечными «ударами» по конкретным подпроектам. Плюс Bookmark на каждую макрогруппу проектов по городам (в моем случае). NB: Zoom-In работает и на КПК.

3. Даты задачам выставляешь или нежесткие задачи без дат?

Нежесткие задачи дат не имеют. Даты выставляю только в том случае, если решить задачу необходимо именно в течение этого конкретного дня. Как только дата выставлена, задача пропадает из ToDo до дня Х. Это для меня удобно. И еще. Проблема «сортировки» ToDo списка решается путем выставления параметра Urgency (естественно опция Computer-Scored Hierarchy включена).

4. Как используется "рутина" по дням? Что туда вносится и как мигрирует?

А она никак не мигрирует. Здесь подразумеваются регулярные события. Т.е. Daily – ваши ежедневные обязанности (очистить GTD корзинку, ежедневный отчет о продажах и пр). Аналогично Weekly, Monthly etc. У меня таких задач сейчас не так много. Специальных Places для них больше. Но все Places имеют закрытые и открытые часы, что позволяет во внеурочное время избавить ToDo от излишней информации.

5. На работе ты переключаешься в какой плейс?

Основные рабочие Places - !Dashboard, !Office и !Waiting For. К слову опять хочу упомянуть Zoom-In. Эта опция позволяет и для Работы и для Дома использовать одни и те же контексты без боязни перегрузить ToDo домашними заботами в рабочее время.

6. Задачи по проекту вносишь в нотес? А какой в этом плюс? Как вести статистику о выполненных задачах и подзадачах?

Не совсем так. Я в обязательном порядке вношу все задачи по проекту. Только не сразу.
Например: есть Project «Мебель для кофейни» и я этим вопросом в настоящее время занимаюсь (Projects that I am obligated to-do), т.е. стоит пометка This is a project и Status: In Progress, в Places указано @Office (а значит любой подпороектв нем будет автоматически маркирован как @Office), следующая информация (которая, кстати, отображается всегда вместе с другими Properties благодаря опции Show Task Properties):

*Successful Outcome*
К 20 июня закупить 50 столов для кофейни в Волгоград
___
*Organize*
Провести тендер
Заключить договор
Произвести оплату
Организовать отправку
___
*Notes*
Цвет столешницы - венге
___
*Journal*

Так вот. Каждый элемент *Organize* требует ряда конкретных действий. Можно было бы все элементы сделать подпроектами, а NextAction уже расписать в них. Но для меня удобней выполнять проект поэлементно. Т.е. в проекте «Мебель для кофейни» сначала будет только список конкретных действий по проведению тендера. Для меня это дает следующие преимущества:
1. При фокусировании на Projects that I am obligated to-do в ToDo отображается только те задачи, над которыми я реально работаю.
2. В ToDo я использую Prefix Project Name из To-Do list format. Т.е перед каждой задачей у меня отображается наименование проекта – «Мебель для кофейни». Это для меня удобно. В случае если бы я не использовал Notes, а сразу бы вбил все как подпроекты, такой картинки у меня бы не получилось: либо Top Level (в моем случае это Work Life), либо Immediate Project (в моем примере – только «Провести тендер»).
О статистике: получаемые преимущества с лихвой перекрывают некорректность Progress Bar. Естественно IMHO.

Сообщение отредактировал Emelvit - 8.8.2006, 12:11

[D.Kay]

Глядя на систему Emelvit'а, (да и всех остальных тоже), просто диву даюсь, как они это все на покете читают.
Он ведь маааленький (Какой-то советский мультик) .

Моя система гораздо проще и более оптимальна для покетовых экранов (максимум 4 уровня, больше неудобно).
Также она сильно связана с моими условиями работы - я работаю удаленно и когда захочу, одновременных проектов у меня на порядки меньше, нет дикого количества контактов, под которых заводятся кайросы.

Выглядит это все безобразие примерно так:
работодатель.com - все задачи по работе
project1 - сюда попадают задачи типа купить, наклеить пленку на покет, найти несколько новых фильмов ...
self-development - расписание тренировок, ежедневный мерфи и т.п.
книги
-- сейчас читаю (все с обязательными Due!)
-- саморазвитие
-- отдых.
цели - набор среднесрочных целей с критериями достижения
когда-нибудь - здесь складируются мечты и желания

От GTD практически ничего не осталось - для меня сейчас она явно излишняя (Пробовал где-то с неделю, дальше терпения не хватило).

Для нормальной работы с этой системой пришлось добавить несколько правил.
1. Нужно фильтровать задачи, попадающие в TODO лист.
Собственно, туда попадают таски только по работе, project1, self-development и книги\сейчас читаю.
Все остальное из ТуДу листа скрыто (Hide branch \ task from TODO list).
2. Почти все задачи имеют Due date. Некторые (особенно через месяц - два - три) - ремайндер
На самом деле это тоже способ фильтрации TODO листа.
3. TODO лист на день составляется утром, вечером весь должен быть выполнен.
4. Фильтрацию списка по Places пока осваиваю, список Places еще не обкатал
Там сейчас @ЦентрГорда, еще пара мест, @Comp, @Pocket (в смысле там, где могу спокойно почитать \ разобрать заметки \ etc... - в дороге, в кровати перед сном и т.п.).
Позже туда попадут и люди - кстати, это неплохой способ работы с кайросами.
5. Аппойнтменты с жестким временем одновмеренно и в Аутлуке и в MLO - мне очень не хватает Calendar View в MLO.
6. Как правило, я не создаю задачи со списком подзадач, а создаю одну задачу для сходных действий.
Например, задача "покупки", в заметках этой задачи будут колбаса, яйца, молоко и т.п. - это удобнее для экрана покета, чем кучка подазач.
Правда если магазины разные, то и задачи создаются разные.

Вроде все.
Особенно интересуют отзывы по правилам ведения, поскольку системы-то у всех будут разные, а вот правила могут быть и общими.

[dokost]

У меня на сегодня получается так- по работе у меня много встреч назначенных на конкретное время - их я бью в покет инфомант, а в покет бриз они у меня горят на рабочем столе ( это в кпк - хотя есть комп и интернет но в аутлук мне что-то неудобно смотреть и забивать). Далее - информация которую хочется сохранить забиваю в Томбо удобно редактировать, корректировать и группировать.( синхронизирую через Кард экспорт - тогда большой брат определяет мой джем как внешний накопитель.) Плюс делаю конспекты из книг и много материалов по работе - их читаю в основном в мобипокет, хоть и надо конвертировать но мне как читалка нравится, уже года 3-4 пользуюсь, из нее копировать удобно.
И вот остались задачи которые не привязаны к конкретному времени дня, а более растянуты - на неделю месяц и прочее и проекты которые состоят из многих подзадач ( все равно с МЛО пока не разобрался , что-то не удается утрясти все.
Так получается Покет - задачи привязанные по времени. Бриз - показывает их на рабочем столе КПК.
Томбо - справочный материал.
А для задач растянутых и проектов пока не могу определиться - МЛО пока не могу настроить так как надо.
В рамках жтд - думаю может попробовать - в аутлук - папки - Проекты, Следуюшие действия, Ожидающие, Когда-нибудь возможно
а в туду будут задачи светиться - хотя получается следующие действия и есть туду. Вообщем пока нет ясности
Может кто построил свою систему в рамках ЖТД - и она работает подскажите плиз?

[AxeL]

2Emelvit

По твоему совету посмотрел на данный шаблон. Очень не плохо.

Только у меня возник один вопрос. А как быть с проектами или действиями, которые можно выполнять как на работе, так и дома. Не делать же двойной записи?